Neuausrichtung des Bestandsmanagements in einem industriellen Druckbetrieb mit Rollen- und Bogenpapier für den Buchmarkt.
Management Zusammenfassung
Vom gewachsenen Papierbestand zur steuerbaren Kapitalbindung.
Über Jahre gewachsene Papierbestände und eine hohe Vielfalt kundenspezifischer Qualitäten führten zu erheblicher Kapitalbindung. Durch gezielte Bestandsbereinigung und Standardisierung wurde das Papiermanagement neu ausgerichtet.
Drei messbare Effekte der Papierbestandsoptimierung:
Die wesentlichen Maßnahmen:
01 | Betriebsprofil
Ein mittelständischer, industriel ausgerichteter Druckdienstleister mit Schwerpunkt auf der Buchproduktion. Die Fertigung erfolgt im Rollen- und Bogenoffsetdruck und umfasst unterschiedliche Auflagen, Papierqualitäten, Grammaturen und Formate. Die Materialwirtschaft ist entsprechend durch hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Flexibilität und Produktionssicherheit geprägt.
02 | Ausgangssituation
Das Papierlager war durch eine hohe Vielfalt an Qualitäten, Grammaturen und Formaten geprägt. Neben regelmäßig eingesetzten Materialien wurden kundenspezifische Papiere und Restmengen vorgehalten, deren zukünftige Verwendung teilweise nicht mehr absehbar war. Einzelne Bestände wiesen Lagerzeiten von mehr als sechs Jahren auf.
Neben der Kapitalbindung verursachten die Bestände wiederkehrenden operativen Aufwand. Inventuren, Bestandsprüfungen und wiederholte Bewertungen banden personelle Ressourcen, ohne einen entsprechenden Wertbeitrag zu generieren. Die geringe Umschlagshäufigkeit und fehlende Standardisierung beeinträchtigten damit sowohl die Kapital- als auch die Prozesseffizienz.
03 | Zielsetzung
Ziel des Projekts war die Reduzierung der Kapitalbindung im Papierlager um 50% bei gleichzeitiger Optimierung der Materialversorgung und Produktionsprozesse.
Im Mittelpunkt standen der gezielte Abbau nicht mehr benötigter Bestände, die Reduzierung der Sortimentskomplexität durch definierte Standardqualitäten sowie die Etablierung einer nachhaltig wirtschaftlichen Bestandssteuerung.
Die Wirksamkeit der Maßnahmen sollte anhand der Bestandsentwicklung über einen Betrachtungs-zeitraum von drei Monaten bewertet werden.
04 | Vorgehen
Ausgangspunkt war eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme mit anschließender Bewertung nach Alter, Menge und wirtschaftlicher Verwendbarkeit. Auf dieser Grundlage wurden verbindliche Kriterien für maximale Lagerzeiten und wirtschaftlich sinnvolle Restmengen definiert sowie nicht mehr benötigte Bestände konsequent ausgesondert.
Im Rahmen eines begleitenden Change-Managements erfolgte eine bereichsübergreifende Optimierung des Materialeinsatzes. Zudem wurden gemeinsam mit dem Vertrieb kundengerechte Hausqualitäten definiert, Papierformate vereinheitlicht und produktionstechnische Vorgaben hinsichtlich einer effizienteren Materialausnutzung überprüft. Ergänzend wurden Beschaffungskonditionen mit den Papierlieferanten neu verhandelt.
Zur dauerhaften Verankerung wurde die Lagerorganisation durch eine ERP-gestützte Warenwirtschaft mit einem sprechenden Nummernsystem und eindeutig definierten Lagerplätzen neu strukturiert. Verfügbare Lagerformate wurden direkt in die Kalkulation und Auftragserfassung integriert. Quartalsweise Restbestandsübersichten für Innen- und Außendienst ergänzen die systemgestützte Materialsteuerung und fördern die gezielte Verwendung vorhandener Bestände.
04 | Vorgehen
Ausgangspunkt war eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme mit anschließender Bewertung nach Alter, Menge und wirtschaftlicher Verwendbarkeit. Auf dieser Grundlage wurden verbindliche Kriterien für maximale Lagerzeiten und wirtschaftlich sinnvolle Restmengen definiert sowie nicht mehr benötigte Bestände konsequent ausgesondert.
Im Rahmen eines begleitenden Change-Managements erfolgte eine bereichsübergreifende Optimierung des Materialeinsatzes. Zudem wurden gemeinsam mit dem Vertrieb kundengerechte Hausqualitäten definiert, Papierformate vereinheitlicht und produktionstechnische Vorgaben hinsichtlich einer effizienteren Materialausnutzung überprüft. Ergänzend wurden Beschaffungskonditionen mit den Papierlieferanten neu verhandelt.
Zur dauerhaften Verankerung wurde die Lagerorganisation durch eine ERP-gestützte Warenwirtschaft mit einem sprechenden Nummernsystem und eindeutig definierten Lagerplätzen neu strukturiert. Verfügbare Lagerformate wurden direkt in die Kalkulation und Auftragserfassung integriert. Quartalsweise Restbestandsübersichten für Innen- und Außendienst ergänzen die systemgestützte Materialsteuerung und fördern die gezielte Verwendung vorhandener Bestände.
05 | Ergebnisse
Innerhalb des dreimonatigen Beratungszeitraum wurde der bewertete Papierbestand um 40 % reduziert. Die Bestandsbereinigung und die Standardisierung des Papiersortiments leisteten einen wesentlichen Beitrag zur Verringerung der Kapitalbindung.
Darüber hinaus wurden die strukturellen Voraussetzungen für eine effizientere Materialwirtschaft geschaffen: höhere Bestandstransparenz, klar definierte Lagerstrukturen und eine systematische Berücksichtigung vorhandener Papierformate bereits in der Auftragskalkulation und -anlage.
06 | Nachhaltigkeit
Die nachhaltige Wirkung der Bestandsoptimierung wird durch die systematische Verankerung neuer Standards in den operativen Abläufen sichergestellt. ERP-gestützte Materialsteuerung, verbindliche Lagerkriterien und regelmäßige Restbestandsauswertungen bilden hierfür die organisatorische Grundlage.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das begleitende Change-Management. Durch kontinuierliche Kommunikation, bereichsübergreifende Abstimmung und wiederkehrende Sensibilisierung der Mitarbeitenden wird die konsequente Anwendung der neuen Standards im Tagesgeschäft gefördert. Die Bestandsoptimierung wird damit von einer einmaligen Maßnahme zu einem dauerhaft etablierten Steuerungsprozess.
07 | Übertragbarkeit
Auch ein gut organisiertes Papierlager ist nicht zwangsläufig wirtschaftlich optimal. Unnötige Kapitalbindung entsteht nicht ausschließlich durch Überbestände, sondern auch durch historisch gewachsene Formatstrukturen, Materialvorgaben, Beschaffungsroutinen und ungenutzte Standardisierungsmöglichkeiten.
Die entscheidenden Optimierungspotenziale liegen häufig an den Schnittstellen zwischen Kalkulation, Druckvorstufe, Produktion, Einkauf und Vertrieb. Eine ganzheitliche Betrachtung dieser Zusammenhänge eröffnet sowohl individuell produzierenden als auch hochstandardisierten Druckunternehmen zusätzliche Möglichkeiten, Materialkosten zu senken, Bestände zu reduzieren und die operative Effizienz zu steigern.
Ihr Papierlager ist organisiert – ist es auch wirtschaftlich optimiert?
Lydia Behrens
Senior Consultant | Apenberg & Partner
- +49 (0) 40 450 121 13
- l.behrens@apenberg.de
- VCF-Card